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Weniger Email – mehr Produktivität

Weniger Email – mehr Produktivität

Wenn wir ehrlich sind, hassen wir Emails und würden lieber heute als morgen auf sie verzichten.  Aber nur wenige Unternehmen haben es geschafft, sie komplett abzuschaffen und für viele ist ein kompletter Verzicht auch schlich unmöglich. Akzeptieren wir die Emails also als notwendiges Übel können wir uns zumindest darauf einigen, Wege zu finden, die mit ihr verbundene Bürokratie zu senken und Zusammenarbeit über Mail erträglicher und effizienter zu gestalten. Hier sind 7 Ideen, die Unternehmen bei diesem Vorhaben unterstützen sollen. 

1.Ein interner Blog 

Datenschutz ist immer ein Problem von Emails. Dazu kommt meist Unübersichtlichkeit und fehlende Möglichkeiten der komfortablen Durchsuchbarkeit, welche Projektmitarbeitern die Möglichkeit von einfachem Zugang zu Projektfortschritt, gesammeltem Know-How und Kollaboration entzieht. 

Eine Lösung für dieses Problem bietet der interne Blog. WordPress-Themes wie  P2 (hier ausprobieren) ermöglichen es verschiedenen Teams, ihre eigenen Seiten zu betreiben, auf denen Teammitglieder dann kommentieren und nach Informationen suchen können. 

Diese Lösung dämmt Small Talk ein und trägt die Projektkommunikation in die „Öffentlichkeit“. Email hat womöglich weiterhin eine Daseinsberechtigung und zeigt ihren Wert, der liegt jedoch nicht in der Projektorganisation und Dokumentation. 

2. Video 

Wieviele Emails erhalten Sie jede Woche, auf die Sie am liebsten mit einem „zu lang, nicht gelesen“ antworten würden (oder dies vielleicht sogar tun)? Wenn Manager Mails verschicken, um Entscheidungen oder Events zu erklären, sind Seiten über Seiten an Text oft nicht das beste Mittel. Warum nicht einfach kurze Videos mit Untertitel aufnehmen  und verschicken? Das erleichtert nicht nur die Aufnahme bei den Mitarbeiter, zusätzlich geben Videos dem Management ein Gesicht. 

Knappe Zusammenfassungen, Highlights und Transkript können ebenfalls auf diese Weise verbreitet werden. Das Video sollte an einem zentralen Ort veröffentlicht werden (wieder der Blog, Intranet). Dank Messenger Apps und vereinfachter Produktion, wird Video zu einem immer belieber werdendem Format in der externen und internen Unternehmenskommunikation. 

Bevor Sie der Meinung sind, die erforderliche Videoqualität nicht erreichen zu können, nehmen Sie sich etwas Zeit und experimentieren Sie mit Apps wie Apple Clips, welche vielleicht eine schnelle und einfache Lösung für qualitativ hochwertige Videoproduktionen bieten. 

3. Emails niemals morgens checken 

Wenn Sie um 8:30 (jedem das seine) ihren Arbeitsplatz einnehmen, nutzen Sie die erste Stunde das Tages für „richtige“ Arbeit und nicht für das Durchwaten von Emails. Später am Tag, wenn sich der Schriftwechsel erhöht, können Sie sich auf die Beantwortung von Mails konzentrieren, mit dem Gefühl im Rücken, bereits etwas abgearbeitet zu haben. 

4. Slack 

Ich werde nicht lange bei den Vorteilen von Slack verweilen, vielen Lesern ist die Kommunikationslösung aus Kalifornien bekannt. Slack ist ein Chat Tool, welches Gruppenkommunikation und die bessere Priorisierung von Nachrichten, durch gut designte Nutzeroberfläche und Funktionen, fördert.  

5. Stand ups 

Wie kann man die Anzahl von Emails verringern? Indem man persönlichen Austausch fördert!

Das kann durch regelmäßige Standup Meetings erreicht werden. Die Meetings können wöchentlich oder täglich gehalten werden. Wichtig ist, dass sie schnell und effizient sind (deshalb auch im stehen und nicht in einem Besprechungsraum).

Nicht zu viele Witze oder Smalltalk über das Wochenende, keine ausschweifenden Exkurse, nur der Austausch über erledigte Aufgaben, Aufgaben, die noch zu erledigen sind und alles Wichtige in Bezug auf derzeitige Projekte oder Abschnitte. Standup Meetings sind ein Merkmal für agile Teams. 

6. Wände 

Mit Wänden meine ich eine Fläche (Flipchart, Wand, Tafel) auf der Projektfortschritt und Zusammenhänge visualisiert werden können. Je mehr wichtige Informationen ständig sichtbar sind, desto weniger muss nachgefragt werden, desto weniger Emails müssen verschickt werden. „Geh einfach auf die Wand gucken“. 

7. Cloud 

Die etwas schickere Version einer Wand ist die Cloud Plattform.  Software as a Service existiert schon seit einiger Zeit im Bereich der Projektmanagement Tools. Allerdings sollten Unternehmen stets nach neuen Lösungen Ausschau halten. Das Risiko durch unhandliche Software oder schlechte Implementierung nur noch mehr Bürokratie zu erzeugen besteht weiterhin. Richtig eingesetzt jedoch, kann die richtige Software zu erheblich reduziertem Email-Verkehr führen.  Es geht darum, die passende Lösung zu finden. Es gibt einige Dinge, die Sie ausprobieren können, wenn sie Email Bürokratie im eigenem Unternehmen eindämmen wollen. Wichtig ist es, den Fokus auf Transparenz, Durchsuchbarkeit, Knappheit (wenn möglich), verschiedene Formen der Kommunikation und dem ständigem Hinterfragen des Status-quo eines veralteten Prozesses zu legen. 

Lassen Sie mich wissen, welche Lösungen Sie selbst gefunden haben und einsetzten, um das Übermaß an Emails einzudämmen und Unternehmenskommunikation effizienter zu gestalten.

 

Jonathan Habicht (@habichtjonathan) | Facebook | Instagram |